7 redenen om nu in te zetten op hybride events

Veel organisatoren van events zijn op zoek zijn naar best cases van hybride events. De afgelopen maanden heb ik verschillende hybride shows begeleid als dagvoorzitter. Ook heb ik samen met Quadia deze talkshow gemaakt over hybride events. Goed moment om de belangrijkste bevindingen eens op een rijtje te zetten.

De afgelopen twee jaar zijn er prachtige, nieuwe vormen van events ontstaan. Event-professionals hebben enorme sprongen gemaakt in het vertalen van live events naar online of hybride varianten. De aansprekende voorbeelden zijn legio. Bezoekers beleefden het event Sundance via thuis TV’s tijdens corona. Nu zet de organisatie van het festival in op hybride. En deze universiteit organiseerde een wereldwijde diploma-uitreiking in de populaire game Minecraft. Een groot deel van de event professionals, denkt ook dat hybride de standaard wordt.

Bedrijven hebben de afgelopen twee jaar meer geleerd dan in de tien jaar voor corona. Ze hebben zich productietechnieken van televisie en engagement-strategieën van sociale media in rap tempo eigen gemaakt. En ook zijn ze gaan experimenteren met nieuwe tools. Slimme en goede stappen, want tegenwoordig is elk bedrijf zijn eigen merk. Nieuwe platforms als MS Teams, Zoom, Hopin en Lifestorm kennen geen verrassingen meer. Ze stellen deelnemers in staat om op afstand naadloos te kunnen schakelen tussen presentaties. Maar ook remote samenwerken, het delen van kennis en persoonlijke verbinding in de vorm van chats en polls is mogelijk. Deze nieuwe manieren van betrokkenheid en toegankelijkheid, bieden ongekende mogelijkheden voor hybride events.

Net zo goed als hybride werken niet meer weg te denken is, zijn hybride events dat ook niet. Het biedt de ideale mix tussen fysieke en virtuele ervaringen. Criticasters hoor je vaak zeggen ‘hybride events bestaan niet’ of ‘ik geloof niet in hybride’. Ik ben het daar niet mee eens. Het pre-corona draaiboek voor evenementen werkt niet meer in 2022. Door de andere manier van werken, zijn ook algemene verwachtingen veranderd. Een hele dag vrijmaken voor een fysiek congres, is voor veel Nederlanders een te grote moeite. Het kost simpelweg te veel tijd. Moderne bedrijven die elke dag bezig zijn met het samenbrengen van mensen, kunnen het oude pre-corona draaiboek het beste weggooien.

Bob Bejan organiseert zakelijke evenementen bij Microsoft. Hij zegt: ‘De pandemie heeft de intellectuele luiheid van de evenement-professional aan het licht gebracht. Het is onrealistisch om in 2022 nog te zeggen: ‘Er gaat niets boven fysieke menselijke interactie. Dat vervang je nooit.’. Het produceren en organiseren van virtuele evenementen heeft nieuwe inzichten opgeleverd. Het is effectiever, inclusiever, toegankelijker, zuiniger en de schaal is groter. Bedrijven die vóór corona duizenden bezoekers naar hun event wisten te trekken, hebben dat tijdens corona ruim verdubbeld.

Ik merk in gesprekken met marketing- en communicatieprofessionals dat er nog veel vragen zijn over hybride events. Dat is toch gek. De lessen om er een succes van te maken liggen na twee jaar corona op tafel. Toon wat lef en durf hybride events tot de standaard te maken. 7 redenen waarom hybride events niet meer verdwijnen.

Reizen is één van de belangrijkste oorzaken van de toenemende CO2-uitstoot. Fysieke evenementen vergen altijd korte of lange reizen om op locatie te komen.
Hybride events biedt mogelijkheden om bijeenkomsten met een duurzame mindset te organiseren. Tegelijkertijd vergroot het je merkaanwezigheid in andere steden en landen. En dat zonder een negatieve CO2-impact. Bezoekers die hun ecologische voetafdruk willen verkleinen, kiezen voor online deelname aan een fysiek event. Als je het goed organiseert, hebben ze precies dezelfde voordelen als elke andere deelnemer. Daarnaast kun je online een eigen realiteit creëeren. Iets dat we steeds vaker gaan zien in de wereld van events. Het bedrijf Niantic gaf een demonstratie van Pokémon GO op HoloLens 2 in Augumented Reality (AR).

Misschien wel het grootste voordeel van hybride events is het bereik. Het stelt je als merk in staat om véél méér bezoekers tegelijkertijd aan je te binden.
Bij een fysiek event loop je tegen de capaciteit van de locatie aan. Niet elke plek in Nederland is geschikt voor honderden bezoekers.Mooi voorbeeld is het team fysiotherapeuten waar ik elk jaar als dagvoorzitter een event mee mag doen. Vóór corona was hun jaarlijkse congres fysiek. Grote hal, veel catering, veel voedsel dat ook bleef liggen en natuurlijk reisbewegingen. Door covid ging ze gedwongen online en nu willen ze niet meer anders. Het is makkelijker, goedkoper en beter voor het milieu. Online kan iedereen terecht. Het vraagt wat uitbreiding van je servercapaciteit, maar vergroot de impact die je neer kunt zetten. Dat grotere bereik biedt nog meer voordelen. Daarover later meer. World Sports Creativity Sessions laat zien wat de mogelijkheden van hybride zijn. Zij organiseerden virtuele gesprekken tussen beroemde atleten en bekende creatieve figuren. Dat zag er zo uit.

Je zou het niet gelijk zeggen, maar hybride events kennen vaak een grotere betrokkenheid van het publiek dan fysieke events. Virtuele deelnemers zijn vaak al eerder met het event bezig. Een paar dagen voor het event nemen ze alvast een kijkje op het platform. Daar zien welke andere bezoekers van concurrerende bedrijven aanwezig zijn en kunnen ze vragen insturen voor keynote sprekers. Om de aandacht van je publiek te trekken en vast te houden, biedt online ongekende mogelijkheden. Met Augumented Reality (AR) kun je zaken inzichtelijk maken en fraai vormgeven.

Netwerken blijft één van de belangrijkste motivaties voor bezoekers om deel te nemen aan een event. En dat is niet uitsluitend weggelegd voor fysieke events.
Ook online bezoekers kunnen netwerken met andere, virtuele deelnemers. Ze nemen aan dezelfde activiteiten deel als fysieke bezoekers. Meestal wordt daardoor een app gebruikt die alle deelnemers van het evenement met elkaar verbindt.

Fysieke evenementen hebben vaak hoge kosten. Hoe meer bezoekers je verwacht, hoe hoger de kosten zijn. In tegenstelling tot wat mensen vaak denken, helpen hybride events juist om geld te besparen. Doordat het fysieke aantal bezoekers bij een hybride event beperkt is, realiseer je een behoorlijke besparing. Kosten voor reizen, locatie en catering zijn er niet of zijn lager.

Daar tegenover staan uiteraard de kosten voor het virtuele onderdeel van het evenement. Denk aan het online platform, audio, camera’s en een professionele crew die nodig zijn om het event te streamen. Toch zijn deze kosten lager dan alle kosten die je maakt bij een fysiek event. Maak het rekensommetje maar eens voor jezelf. Ook voor bezoekers is het winstgevend om deel te nemen aan een hybride evenement. Het enige dat ze nodig hebben is een stabiele internetverbinding. Het spaart tijd en geld.

Hybride evenementen leveren meer sponsormogelijkheden op. Alleen al om de simpele reden dat je bereik groter is. Meer bezoekers zijn interessant voor sponsoren. Als organisator kun je dat doorberekenen in je fee. Ook is het mogelijk om meer sponsoren aan je te binden. Sponsoren zijn vaak kritisch over de beperkte mogelijkheden om online te netwerken met (potentiële) klanten. Natuurlijk is het anders dan een borrel en ondertussen zakelijk babbelen. Maar via online breakout rooms is het prima mogelijk om te netwerken en presentaties te geven. Misschien iets minder gezellig, maar wel effectiever én sneller.

Bezoekers van je event zijn druk en bepalen vaak last minute hoe hun dag eruit ziet. Als je ’s ochtends nog wat mails wil wegwerken en een paar belangrijke calls hebt, kun je een hybride event toch makkelijk vanachter je pc volgen. Rond lunchtijd stap je in de auto om het middagdeel van het congres fysiek bij te wonen. Voor corona was dit ondenkbaar. Maar de voorkeuren van bezoekers zijn veranderd. Hybride evenementen hebben een flexibel karakter waardoor je aan de wensen van je publiek tegemoet kunt komen.

Tot slot, mijn favoriet. Hybride events creëren ongekende marketing voordelen voor merken. Een groter bereik betekent op de eerste plaats meer impact op je publiek. Marketeers hebben bij hybride ook toegang tot alle feedback, opgenomen sessies en gegevens die gebruikers hebben achter gelaten. Die gegevens kun je analyseren en gebruiken in marketingcampagnes voor volgende events. Goed voorbeeld is deze TechTalk die ik laatst hoste. Op locatie zaten zo’n tweehonderd bezoekers in de zaal. Door het op te nemen kan de inhoud gedeeld worden met een veel groter publiek.

Er zijn tal van redenen waarom hybride evenementen de moeite waard zijn. De belangrijkste is wat mij betreft duurzaamheid. We hebben met z’n allen een verantwoordelijkheid om onze CO2-footprint te verkleinen. Hybride events kunnen daar een positieve bijdrage aan leveren. Het is niet in alle gevallen mogelijk, maar organisatoren doen er goed aan om hybride serieus te overwegen voor aanvang van een event. Misschien is het iets minder gezellig, maar zonder een beetje pijn gaan we de klimaatdoelstellingen niet halen. Wat vind jij van hybride events? Heb je er al ervaring mee? Hoe was dat?